Când ai nevoie de optimizare în contabilitate

Nu este greu de înțeles că trebuie schimbat ceva în contabilitate. Un semnal clar este o creștere a costurilor în domeniul contabil:

    acumularea de penalități și amenzi din partea autorităților din cauza întârzierii plății impozitelor;
    acumularea de amenzi și penalități în cadrul contractelor cu furnizorii din cauza întârzierii plății;
    extinderea notabilă a personalului contabil.

Pe lângă costuri, acordați atenție întârzierilor pe care contabilitatea le permite. De exemplu, salarizare cu întârziere sau raportare întârziată către conducere.

Astfel de situații indică eficiența scăzută a departamentului de contabilitate. Pentru a remedia acest lucru, evaluați situația și identificați zonele de optimizare.
O problemă comună este un volum mare de primar

Foarte des întârzierile sunt asociate cu un volum mare de documente primare, iar aceasta este sarcina contabilă cea mai de rutină. În companiile mari, contabilii petrec cea mai mare parte a zilei introducând facturile în baza de date contabilă. Este ușor de verificat: uitați-vă la câte documente primare au fost deținute de contabili în ultima lună și comparați numărul acestora cu volumul documentelor primare din lunile precedente.

Dacă volumul a crescut cu adevărat, este probabil ca angajații să fie copleșiți și să nu poată îndeplini alte sarcini. Acum avem nevoie de soluții la problemă, există câteva dintre ele:

    extinde personalul contabil;
    eliminarea sarcinilor neobișnuite pentru ei de la angajații contabili;
    simplifica munca contabililor.

Extinderea personalului este cea mai ușoară opțiune, deoarece este ușor să găsești un alt contabil. Dar calculați costurile: o persoană nouă trebuie să primească un salariu lunar, să aloce un loc de muncă și să acorde acces la baza de date contabilă.

Problema sarcinilor necaracteristice este relevantă pentru firmele mici, unde un personal mic de angajați și o persoană trebuie să efectueze diferite tipuri de muncă. De exemplu, contabilii ar putea pregăti facturi de transport, deși în companiile mari aceasta este responsabilitatea departamentului de vânzări. Dar pentru a elimina sarcina de la contabil, trebuie să o transferați unui alt angajat - și el, de asemenea, poate să nu aibă suficient timp.

Este mai profitabil să simplificați munca fără a extinde personalul, iar acest lucru se poate face prin automatizarea procesului de afaceri. Aproape toate lucrările de rutină pot fi automatizate, iar introducerea datelor primare nu face excepție.